Digitalno arhiviranje (Arhivko)

Arhivko omogućava da pronađete svoje dokumente samo jednim klikom. Arhivirajte, delite i upravljajte svim poslovnim dokumentima u jednoj elektronskoj arhivi, umesto pretrage kroz fizičku arhivu.

Zašto je e-arhiviranje danas neophodno

Elektronsko arhiviranje dokumentacije je u Srbiji obavezno od 1. januara 2024. godine, u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu i Zakonom o elektronskim arhivama. Firme same biraju da li će arhiviranje sprovoditi uz angažovanje spoljnog pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja, ili će trajno čuvanu dokumentaciju same pouzdano arhivirati internim sistemom, poštujući propisane postupke.

Šta Arhivko obuhvata

• definisanje neograničenog broja kategorija i složenih kategorija dokumenata (predmeta) i atributa
• evidenciju, višekriterijumsko pretraživanje i pronalaženje dokumenata po kategoriji i svim atributima
• evidenciju fizičke lokacije dokumenta i elektronske adrese digitalizovanog zapisa
• rad sa profesionalnim skenerima renomiranih proizvođača za digitalizaciju papirnih dokumenata
• čuvanje digitalizovanih dokumenata u standardnim grafičkim formatima, sa napomenama i prilozima
• slanje izabranih dokumenata i predmeta direktno elektronskom poštom iz sistema

Kontrola pristupa i evidencija

Svaki korisnik ima pristup dokumentima u skladu sa dodeljenim pravima i ulogom u sistemu, a svaka izvedena operacija nad dokumentom se beleži (audit trag) — što je od posebnog značaja kod dokazivanja verodostojnosti elektronskog dokumenta pred nadležnim organima. Korisnički interfejs je jednostavan i intuitivan, na srpskom jeziku, ćirilicom ili latinicom, uz podršku UNICODE/UTF-8 kodnog rasporeda.

Rok čuvanja i infrastruktura

Dokumentacija se čuva do isteka roka propisanog Zakonom o arhivskoj građi i drugim propisima, ili u skladu sa poslovnim potrebama firme — kratkoročno, srednjoročno ili dugoročno arhiviranje (preko pet godina). Arhivko koristi infrastrukturu vaše lokalne mreže ili cloud resurse za smeštaj i čuvanje digitalizovanog materijala, zavisno od toga šta vam više odgovara.